Código de cuentas y naturaleza de la novedad. Plan Único de Cuentas (PUC)

Decreto 2650 de 1993

ARTÍCULO 1. OBJETIVO. El plan único de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.

ARTÍCULO 2. CONTENIDO. El plan único de cuentas está compuesto por un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas.

ARTÍCULO 3. CATALOGO DE CUENTAS. Modificado. D.R. 2894/94, art. 1o. El catálogo de cuentas contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costo de ventas, costos de producción o de operación y cuentas de orden identificadas con un código numérico y su respectiva denominación.

ARTÍCULO 4. DESCRIPCIONES Y DINÁMICAS. Las descripciones expresan o detallan los conceptos de las diferentes clases, grupos y cuentas incluidas en el catálogo e indican las operaciones a registrar en cada una de las cuentas.

Las dinámicas señalan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar los diferentes movimientos contables que las afecten.

ARTÍCULO 5. CAMPO DE APLICACION. El plan único de cuentas deberá ser aplicado por todas las personas naturales o jurídicas que estén obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio.

Dichas personas para los efectos del presente decreto, se denominarán entes económicos.

No estarán obligados a aplicar el plan único de cuentas de que trata este decreto, los entes económicos pertenecientes a los sectores financiero, asegurador y cooperativo para quienes se han expedido planes de cuentas en virtud de legislación especial.

ARTÍCULO 6. NORMAS DE APLICACIÓN. Modificado. D. R. 2894/94, art. 2o. El plan único de cuentas debe aplicarse de conformidad con las siguientes normas:

Catálogo de cuentas. El catálogo de cuentas y su estructura, serán de aplicación obligatoria y en la contabilidad no podrán utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en él.

No obstante, los entes económicos que lo consideren necesario podrán utilizar internamente, para el registro de sus operaciones, códigos y denominaciones diferentes, caso en el cual deberán elaborar una tabla de equivalencias entre éstas y las contenidas en el catálogo del plan único de cuentas, la cual estará a disposición de las personas o entidades que de conformidad con la ley tengan la potestad de inspeccionar  o examinar los libros y papeles del ente económico. Sin embargo, en libros registrados se deberá asentar la información contable conforme al catálogo de cuentas del mencionado plan.

Los entes económicos que decidan utilizar la tabla de equivalencias, deberán informarlo de manera inmediata a la entidad de vigilancia correspondiente.

Las cuentas y subcuentas identificadas únicamente por el código numérico, podrán ser utilizadas y denominadas por el ente económico, dentro del rango establecido, dependiendo de sus necesidades de información, conservando la misma estructura del plan único de cuentas.

Dinámicas y descripciones. En todo caso, las dinámicas y descripciones serán de uso obligatorio y todos los asientos contables deberán efectuarse de conformidad con lo establecido en ellas.

ARTÍCULO 7. AUXILIARES. Adicionalmente a las subcuentas indicadas en el catálogo señalado, se podrán utilizar las auxiliares que se requieran de acuerdo con las necesidades del ente económico, para lo cual bastará con que se incorporen a partir del séptimo dígito.

ARTÍCULO 8. AJUSTES POR INFLACIÓN. Modificado. D.R. 2894/94, art. 3o. Los ajustes integrales por inflación podrán registrarse dentro de cada una de las subcuentas respectivas. En el evento que el ente económico requiera registrarlos por separado, utilizará las subcuentas cuyos códigos terminen en 99. Para este último caso, en relación con los pasivos que deban ser cancelados en especie o servicios futuros, se podrán crear las subcuentas de ajustes por inflación cuando no se encuentren establecidas en el catálogo del plan único de cuentas.

ARTÍCULO 9. ABREVIATURAS. Modificado. D. R. 2894/94, art. 4o. La denominación dada a los rubros que conforman el catálogo del plan único de cuentas, podrá ser aplicada utilizando abreviaturas o parte de la denominación, según le corresponda.

ARTÍCULO 10. LIBROS OFICIALES. Los libros de comercio registrados deberán llevarse aplicando los códigos numéricos y las denominaciones del catálogo de cuentas contenidas en el presente decreto.

ARTÍCULO 11. INFORMES. Modificado. D. R. 2894/94, art. 5o. Toda presentación de estados financieros básicos a los administradores, socios, entidades del Estado y a terceros, deberá efectuarse utilizando las denominaciones indicadas en el catálogo contenido en el plan único de cuentas. Así mismo, indicará los códigos numéricos, en el evento que le sean solicitados por alguno de éstos.

Para tal efecto, el balance general se preparará debidamente clasificado en parte corriente y no corriente, dependiendo de la realización de los activos y exigibilidad de los pasivos, conforme a las normas vigentes sobre presentación y revelación de estados financieros.

ARTÍCULO 12. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS. Derogado por medio del D.R. 2894/94, art. 9o.

ARTÍCULO 13. APLICACIÓN GRADUAL. Modificado. D.R. 2894/94, art. 6o. A partir de los estados financieros cortados a 31 de diciembre de 1993, la presentación de los mismos deberá hacerse en su totalidad conforme al plan único de cuentas.

El plan único de cuentas se aplicará para todas las operaciones económicas, a partir del 1o de enero de 1994 en las sociedades mercantiles que legal o estatutariamente estén obligadas a tener revisor fiscal. El registro o comprobante contable será obligatorio a nivel de cuenta (los cuatro primeros dígitos).

A partir del 1o de enero de 1995, el plan único de cuentas será obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad de acuerdo con lo dispuesto en el Código de Comercio. El registro o comprobante contable será obligatorio a nivel de subcuenta (los seis primeros dígitos).

Capitulo II

Catálogo de Cuentas

ARTÍCULO 14. La codificación del Catálogo de Cuentas está estructurada sobre la base de los siguientes niveles:

Clase: El primer dígito

Grupo: Los dos primeros dígitos

Cuenta: Los cuatro primeros dígitos

Subcuenta: Los seis primeros dígitos

Las clases que identifica el primer dígito son:

Clase 1: Activo

Clase 2: Pasivo

Clase 3: Patrimonio

Clase 4: Ingresos

Clase 5: Gastos

Clase 6: Costos de ventas

Clase 7: Costos de producción o de operación

Clase 8: Cuentas de orden deudoras

Clase 9: Cuentas de orden acreedora

Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general; las clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de ganancias o pérdidas o estado de resultados y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.

Veamos el siguiente video explicativo de: 

Las Cuentas y su Clasificación en el Plan Único de Cuentas

Naturaleza de las cuentas para generar la novedad:

La naturaleza de las cuentas contables pueden ser Débito o Crédito esta información es muy importante para realizar los registros contables para saber si se aumenta o se reduce los saldos.

Ciertas cuentas son: 

Activos:

Las cuentas de activos son de naturaleza débito. Esto quiere decir que aumentan su saldo cuando se les da un débito y por el contrario se reduce su saldo al acreditarse. 

Pasivos:

Las cuentas de pasivos son de naturaleza crédito, lo que significa que aumentan su saldo con crédito y disminuye cuando se les da un débito. 

Capital o Patrimonio:

La cuenta de capital o patrimonio son de origen crédito y por lo tanto el saldo de la cuenta aumentará cada vez que se acredite a esta cuenta y disminuirá cada vez que se haga un débito. Algunas de las cuentas de capital que disminuyen el mismo son: los retiros y dividendos, los cuales se debitan ya que como mencioné, el capital disminuye con débito y cuando se habla de retiros es obvio que el capital de la empresa está disminuyendo. Algunas de las cuentas que aumentan el capital son las ganancias netas del negocio o las aportaciones de los dueños. Cuando se va a realizar el registro contable éstas se acreditan para así indicar que el capital está aumentando. 

Ingresos:

Los ingresos son de origen crédito, aumentan su saldo cuando se acredita la cuenta y disminuye cuando hay algún débito. Si un negocio funciona, esta es una de las cuentas con más movimientos y las ganancias de la empresa suben cada vez que hay alguna venta de mercadería (en caso de ser una empresa comercial), por lo tanto estas transacciones se acreditan para indicar que el saldo ha incrementado. Pero también puede darse el caso en el que un cliente decide devolver mercancías y esa devolución se considera como una reducción a los ingresos, por lo que hay que darle un débito para indicar que el saldo ha disminuido. 

Costos y Gastos: 

Tanto los costos como los gastos son de naturaleza deudora y por lo tanto aumentan su saldo cada vez que se le da un débito y disminuye su saldo cuando se acreditan. No es muy común que las cuentas de gastos se reduzcan, aunque no pasa lo mismo con la de costos ya que en una empresa comercial puede darse el caso en el que luego de comprar mercancías, decidimos devolver una parte. En un caso como este el asiento contable se debe de registrar dándole un débito a devolución de mercancías y un crédito a compra de mercancías para que así se reduzca.

CUENTA	DÉBITO	CRÉDITO
Activo	+	-
Pasivo	-	+
Capital	-	+
Ingreso	-	+
Costos	+	-
Gastos	+	-

Tabla 1, Naturaleza de las cuentas

REGISTROS CONTABLES:

Los registros contables son los asientos o ingresos de cierta información en los libros de contabilidad con el fin de construir un sistema de todos los movimientos que se generen dentro de una empresa en la parte económica o manejo de los dineros. Estos registros deben contar con un partida doble donde se muestre de donde provienen los ingresos y por donde salen los egresos.

 

 Metodología en procesos contables:

La contabilidad, como ciencia, utiliza un método denominado contable, que se compone de cuatro pasos:

• Captación de los hechos de contenido económico susceptibles de ser contabilizados.

• Cuantificación de los hechos contables.

• Representación mediante registro de los hechos en cuentas contables (instrumentos conceptuales) anotados en libros de contabilidad (instrumentos materiales).

• Agregación de la información registrada que se presenta de forma sintetizada en los estados financieros (cuentas anuales).

La “cuenta” es el instrumento del que se vale la contabilidad para llevar el registro de los elementos patrimoniales y conocer en cada momento el valor de los mismos. La “partida doble” es el sistema o método que se sigue para el registro de los datos. 

Denominaremos cuentas a las representaciones de cada uno de los elementos patrimoniales de la empresa. La forma habitual de representar una cuenta es por medio de una T mayúscula rama izquierda de la T se denomina Debe, mientras que la rama derecha, es el Haber. A las anotaciones en él Debe se las denomina cargos, mientras que las anotaciones en el Haber son abonos. La Partida Doble es un Método o sistema de registro de los hechos contables (operaciones), según el cual “no hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”. Es decir si un elemento disminuye es porque otro aumenta o, si hay una modificación de un elemento es porque existe una modificación de otro elemento; y esas dos modificaciones tienen signo diferente.

Estructura del sistema de información contable manual y automatizada

Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios. 

La Contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa, almacena y distribuye información vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. 

El papel fundamental que ha desempeñado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situación en que esta se encuentra, de una manera ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar y así cumplir con los objetivos. 

El SIC no sólo ha de ser un sistema que suministre información, que permita a la dirección de la empresa ejercer un mero control técnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones. 

Es conveniente crear un sistema de información contable más detallado y preciso que permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organización y ayude a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el momento oportuno. 

Ante el continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser realistas a las transformaciones que se generan en el entorno y se debe tener en cuenta tres aspectos: los intangibles, la tecnología y el riesgo. 

Los usuarios exigen calidad y confianza en la información que le es suministrada de acuerdo con los comportamientos sociales e individuales. 

Como menciona John Kotter, las empresas están adoptando "un nuevo modelo de negocios que anime y recompense la creatividad, el servicio de alta calidad y el trabajo que añade valor y coloque el conocimiento en el centro de planificación estratégica" 2. 

La contabilidad debe plantear un sistema de información basado en principios que generen mayor utilidad, ya que esta es una forma para que los entes creen valor. 

Como indica Kaplan y Norton "las estrategias, que son las únicas formas sostenibles que tienen las organizaciones de crear valor, están cambiando, pero las herramientas para medirlas no" 

He aquí el motivo por el cual no debemos quedarnos con la simple técnica del ejercicio contable sino que debemos estar ávidos de conocimiento (vivir en la frontera del conocimiento) 

Y por ende crear un sistema de información que satisfaga las necesidades de los usuarios. 

Manuales o Computarizados: 

Son llevados de la siguiente forma 

Recopilamos de los documentos en los cuales se basan las operaciones de la organización, es decir, facturas, copias de cheques, etc. Que representan los datos contables. 

Organización y procedimiento que implica el análisis de las operaciones registradas. 

Generación del resultado por medio de los estados financieros, que incluyen la información que debe ser comunicada para la posterior toma de decisiones. 

Sistema Manual: 

• Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo. 

• Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación. 

• Se registra en forma manual las operaciones en el libro diario de acuerdo a un orden cronológico. 

• Se pasan manualmente los asientos del libro diario a las cuentas del mayor. 

• Se determinan los saldos de cada cuenta al final del periodo, sin ajustar. 

• Se realizan los asientos de ajuste y pases al mayor. 

• Se prepara una hoja de trabajo que incluye balance de comprobación ajustado, estado de resultados, estado de situación y asientos de cierre. 

• Se prepara el balance de comprobación posterior al cierre. 

Sistema Computarizado: 

• Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo. 

• Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación. 

• Se registra las operaciones en la base de datos en el programa contable, el cual prepara automáticamente el asiento diario respectivo el cual puede ser impreso en cualquier momento. 

• El Software contable realiza los pases del diario al mayor, automáticamente. 

• Se determinan automáticamente los saldos de cada cuenta. 

• Se realizan los asientos de ajuste y los pases al mayor son realizados automáticamente. 

• La preparación del balance de comprobación ajustado, estado de resultados, estado de situación y asientos de cierre, es automático. 

• El software prepara automáticamente el balance de comprobación posterior al cierre.

Ejemplo de Contabilidad Sistematizada: